最近看了很多工程师写的文档，发现工程师们普通存在的问题，要么通篇都是文字一个图也没有，要么技术规划全是一堆的 task，根本看不清楚这些 task 跟整体的目标是什么关系，等等，即便是高级工程师，有类似问题的也大有人在。

专业的态度

我大学刚毕业那会儿，正值金融危机，那会儿找工作是出奇的难，简历发出去之后一周才有回应，当时第一个回复我的是一家规模不大的公司，很快就约了面试，到了办公室才发现，整个团队才3个人，还都是新招的，除了我是应届生，其他都是工作好几年的，面试很顺利，刚面完，就收到第二家公司的面试邀请，看规模比第一家公司更大，但当天下午，就收到了第一家公司的 offer，考虑到金融危机的影响，直接接受了第一家公司的 offer，第二天就去上班了。

上班第一周，熟悉完流程，就收到了老板的需求，给 XX 银行做一个 XX 系统，我一看，卧槽，居然指定了只能用 JDK 1.4，做完需求评审，就准备出方案了，然后，我自告奋勇写设计文档，几天下来，文档写得差不多了，然后邮件发给了团队 review，中午下楼吃饭的时候，团队里一个看起来很资深的工程师凑到我身边，问道：

“景森，你工作几年了？”

他这么一问，把我搞得有点不知所措。

“咋啦？”

“我看了你写的文档，感觉很专业啊！”

我心想：“不会吧？你一个工作了 3 年的跟我一个应届生说我写的文档很专业，are you kidding me? are you serious?”

“哦，是嘛？这是我的第一份工作”

也不知道听到我这话，那哥们儿是怎么想的，我只是略有感觉，后面好一阵，那哥们儿没有之前那么活跃了。

要说我写的文档有多么专业，引用郭德纲的一句话——「全靠同行的衬托」，一个应届生写的文档能专业到哪儿去呢？但为什么会让一个工作 3 年的工程师感觉很专业呢？我也有想过这个问题，可能是因为在大学期间受到我的导师的影响。虽然都是做学术研究，但我的导师是一个很注重细节的人，无论是研究方面，还是生活方面，给人的第一印象就是——专业，当然，对我们的实验报告也不例外，从那时候起，我就养成了把尽可能把文档写得很工整的习惯：

  1. 统一字体
  2. 不同级别的标题使用不同的字号
  3. 正文统一字号和颜色
  4. 为篇幅较长的内容生成目录和索引
  5. 不要用一个段落长篇大论，适当的分段落会让内容有节奏感和层次感
  6. 不要错别字连篇

时至今日，我还记得有一次老师在我作业底下留的评语：“看你的作业简直就是一种享受”。

不光是写文档，连写代码也是一样，还没参加工作的时候，写代码很少用 IDE，基本上都是文本编辑器，也就很少用自动格式化的功能，全靠一边写一边手工完成格式化，所以，每次有人找我 review 代码，我第一眼扫过去先是看格式：

  1. 缩进是否正确，有没有对齐
  2. 该空格的地方有没有空格
  3. 该空行的地方有没有空行

一般格式不整洁的代码，我是拒绝 review 的。

一图胜千言

在写文档之前，我一般是先画图，等图画好后，文档的思路和轮廓也就出来了，可能很多人认为，画图是一个艺术活儿，但我不这么认为，这个也是可以通过勤学苦练习得的。

图的结构

这里的图主要是架构图，配图不在此展开，架构层有很多种表现形式，也有很多成熟的框架和模型可以运用，像常用的有：

相较于 UML，C4 上手更容易，无论是哪种模型，架构图的结构都是从 high-level 到 low-level 的，就像地图的鸟瞰图分不同的级别，不同的级别呈现的内容不一样，越往 low-level ，细节呈现得越多，架构图也一样，也是一个从模糊到清晰的过程，请记住：

不必在一个图里体现架构的所有内容！！！
不必在一个图里体现架构的所有内容！！！
不必在一个图里体现架构的所有内容！！！

可以采用循序渐近的方式，先从最模糊、最 high-level 的图开始，这也符合人的视觉和思维的处理方式，人的大脑对于信息的处理，也是从先轮廓开始的，然后才是细节，如果一开始就暴露太多的细节，大脑就搞不清楚哪个是重点，循序渐进也是为了体现主次之分。

PS 技术

说到画图，还得追溯到上学那会儿，我表妹是做平面设计的，经常会问我一些软件方面的问题，所以，我很早就接触到了 Photoshop 和 CorelDraw 之类的绘图软件，加上那会儿 Web 2.0 的热潮，自己做 Web 应用就免不了要会切图，虽然有网页三剑客，但我更亲睐 Photoshop，大学无聊的时光有一小部分就被用来苦练 Phohtoshop 抠图，说不上炉火纯青，但也算得上是轻车熟路，经常帮老师和同学处理照片，记得当时一室友失恋了，相机里存了好多他女友的照片，他想要整理那些照片，就让我教他 PS 技术，一个暑假下来，他也轻车熟路了。毕业多年后，一次聚会，这哥们儿还在感慨：“当年幸亏跟你学了一门手艺，现在能在单位大显身手”。

写文档一般都是画架构图，并不太需要用到太多的 PS 技术，但做 PPT 不一样，想要做出漂亮的 PPT，就需要好的素材，但有些素材可能因为背景、色调问题，不能直接使用，就需要先处理一遍，这时候就要靠 PS 技术了，一般常用的 PS 技术有：

  1. 抠图，去背景
  2. 拼图，如：多张图叠加、拼接等
  3. 调色彩、色调
  4. 调大小、切图、做圆角等
  5. 局部模糊、马赛克
  6. 头像美颜
  7. ……

关于 PS 的教程，网上一搜一大把，以上一些常用的 PS 技术，照着视频来操作，一周就能学会，在我上学的那个年代，那些教程都是图文版的，视频教程相对来说还比较少，在那样的环境下，我也很快就掌握了一些常用的操作。

使用 Photoshop 有一个问题——太贵，作为业余的使用者，为了做一个 PPT 而花几百买一个 License 着实不划算，一年也用不上几次，好在有人实现了一个网页版的 PS，而且还能免费使用，当然，代价就是有广告，相比于几百的花费，广告还是可以忍忍的。我也经常用这个工具来做图，以上常用的功能基本上都支持了，而且跟 Photoshop 的使用习惯几乎一模一样，体验上也相差无几。

素材

得益于现在强大的搜索引擎，Google 一般能解决 80%-90% 的问题，除非对一些行业或者特定的场景有高质量的需求，或者要归避版权问题，可以直接去购买高质量的素材，也可以去找可以免费下载的素材，例如：

色彩

无论是 PPT 素材，还是文档配图，都免不了要配色，色彩的拿捏倒真的是一个艺术活儿，好在现在有很多的配色工具可以用，网上一搜一大把，如果实在找不到合适的，那就看技术社区或者大厂出的图的配色，然后用拾色工具来取色套用到自己的图里，以下是我常用的调色板生成器：

背景色

貌似从乔帮主开始，科技行业的 PPT 的背景色都是以黑色或者灰黑色为主，显得更高大上，更有神秘感，虽然我也很喜欢这个调调，但是，对于做 PPT 的人来说，黑色的背景非常挑素材，大部分的素材在白色背景下都很好看，一放到黑色背景下，就显得不那么搭调，尤其是对抠图技术提出更高的要求，因为抠得不好就会出现白边，塑料感直接拉满。如果对自己的 PS 抠图技术不过关的话，最好还是首选白或者浅色作为背景色。

主色

除了背景色，另一个非常关键的就是主色了，也就是 PPT 中最抢眼的颜色，如果不会拿捏，直接从 PPT 或者 Keynote 自带的模板中挑一个合适的颜色作为主色。

辅色

一般一页 PPT 中有 2-3 种颜色是比例中适宜的，太多或太少都没有主次之分，建议：

  1. 标题为主色
  2. 副标题或者正文内容为辅色
  3. 如果有注释或者解释说明，用更淡的颜色

如果实在不知道如何配色的时候，又比较懒的话，可以尝试经典的配色：黑-白-灰，灰色也可以选择不同的灰阶

线条

以我多年的实践经验来看，大部分的情况下圆润的曲线更能提升美感和格调，在一些很有科技感的地方适当的使用生硬的直线、棱角或多边形（尤其是六边形）更能提升科技感。对于画架构设计图，以下是我的一些经验，仅供参考。

角

单调的方块用圆角矩形，如果方块中包含了其他的元素，比如 UML 中的组件图，有对外暴露端口的话，端口比较小不适合用圆角，如果端口用直角，整个组件图用直角会更谐调，像类图、时序图也一样，总结下来：

  • 表示细节的块状图用直角
  • 表示抽象的块状图用圆角

连接线

  • 短距离用直线
  • 长距离用曲线
  • 至于折线，我很少用到

边框

背景和边框一般不同时使用，总结下来：

  • 有背景则无边框
  • 有边框则无背景
  • 如果都要有，推荐背景用半透明或低透明

粗细与间距

线条的粗细也很关键，使用得当，颜值拉满，以下是我的一些经验，仅供参考：

  • 优先考虑用细线条，细线条给人一种轻盈感
  • 可以适当用粗线条，粗线条给人一种厚重感

像线段或箭头，两端有连接到别的图形上的话，可以考虑为两端适当的留出一点间距，当然也得看绘图工具是否支持，如果能支持更好，不能支持请忽略。

篇幅

对于 PPT 而言，控制篇幅的最佳实践就是——多图少字，请记住：

作为演讲者，不是为了让观众把视线放在你的 PPT 上，而是让观众把视线放在你身上！
作为演讲者，不是为了让观众把视线放在你的 PPT 上，而是让观众把视线放在你身上！
作为演讲者，不是为了让观众把视线放在你的 PPT 上，而是让观众把视线放在你身上！

那如何才能既能让观众知道你下一页要讲什么，又要让观众的视线不离开你呢？答案就是——po 图！

人的大脑接收图像信息的能力超乎你的想象，但是处理文字的能力相对于图像的处理能力简单就是人工智障，与其让观众看着冰冷的文字逐行理解，不如让观众欣赏你声情并茂的演讲。

专业的工具

PPT 工具

作为专业的 PPT 工程师，用得比较顺手的无非就是这三种：

  • Microsoft PowerPoint
  • Google Slides
  • Keynote

我用得最多的还是 Keynote，当然其它两个也非常方便，主要还是因为用的 Apple 的操作系统自带了，加上原生的 App 体验会更好。

架构图工具

我用过的画架构图的工具不少，大概有：

但要说用得最爽的，还是 Lucidchart 果然还是贵有他贵的道理，像我的博客中的图，一般都是用 PlantUML 渲染出来的，不是直接手绘的。

讲好故事

我经常自嘲道：“开局一张图，后面全靠编”，这里说的「编」其实就讲故事，故事里的虚虚实实，只有讲的人知道，为了提升观众或者读者的体验，总是或多或少的加入一些虚构的内容，如果全是真实的内容，就不是故事了，而是纪实了。

记得有一次要对外做宣讲，准备了 PPT 发给 VP 审稿，结果 VP 扔了一句：

Johnson, your PPT needs an overhaul.

后来，让他的助理（总监级别）帮我一起改 PPT，开篇引入一个小故事，用故事吸引住观众，然后通过故事引出演讲的主题，而不至于太突兀，整个演讲其实就是讲一个大的故事，在故事的结构一般由两部分组成：引子和主题，二者可以都有自己的时间线和逻辑链，关键是要引子的时间线和逻辑链与主题的时间线和逻辑链对应上，就成开了一个大的故事。

还记得有一次我老板要去给 CTO 汇报工作，让我给他提供点素材，正好瞅了一眼他的 PPT，标题是：

The Past, Present and Future of Xxx

不愧是我的老板，用大道至简来形容再贴切不过了！光看标题就知道他要怎么讲了。